Báo cáo sau khóa học — Khổng Linh Chi

Trước đây việc này mình làm thế nào

Ba đầu việc chiếm nhiều thời gian nhất trong tuần của một PM dự án SEO.

Tổng hợp KPI và viết báo cáo định kỳ cho khách

Kéo số liệu từ Google Search Console, Google Analytics, Ahrefs/SEMrush và file theo dõi ranking. Tổng hợp lại, kiểm tra số, đối chiếu với KPI, rồi viết phần nhận xét và đề xuất hướng xử lý.

3–5 giờmỗi bản báo cáo

Viết brief gửi bộ phận thiết kế

Đọc lịch đăng, lấy thông tin từng bài, viết lại theo đúng biểu mẫu của công ty, tự tính hạn nộp cho từng bài.

15–30 phútmỗi brief

Theo dõi tiến độ và cập nhật trạng thái công việc

Kiểm tra thủ công từ nhiều file và nhiều nhóm chat khác nhau để biết việc nào đang ở đâu, nhắc deadline, rồi cập nhật lại cho các bên liên quan.

Rải rácmỗi ngày

Khó ở chỗ: dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nguồn, phải copy tay qua lại. Càng nhiều dự án cùng lúc thì càng dễ nhầm số và bỏ sót chỉ số khi tổng hợp.

Những gì mình đã tự làm được

Cách làm những việc dưới đây mình học trong khóa Agent Boss — mỗi bài là một đầu việc thật, làm xong thì có một thứ chạy được, nên mang thẳng vào công việc luôn.

Đang dùng trong công việc

Bộ sinh brief thiết kế tự động

Đọc file Excel lịch đăng bài trong tháng và biểu mẫu brief của công ty, rồi bung ra từng file brief riêng cho mỗi bài đăng. Tự tính hạn nộp lùi 3 ngày so với ngày đăng, tự lùi tiếp về thứ Sáu nếu rơi vào cuối tuần, và tự đánh dấu những bài lịch chưa ghi đủ thông tin thay vì tự suy đoán.

Kết quả lần chạy gần nhất: 20 file brief cho tháng 9, trong đó 10 bài được cảnh báo hạn nộp bị lùi và 3 bài được đánh dấu thiếu thông điệp chính để xem lại.

Đang dùng trong công việc

Hai luồng tự động gửi về Telegram

Bản tin 7h sáng — mỗi sáng tự tìm tin thị trường marketing Việt Nam từ nguồn có số liệu, chọn ra vài tin đáng chú ý và gửi vào Telegram.

Báo cáo 18h chiều — cuối ngày tự gom lượt truy cập, lead, chi phí quảng cáo và chi phí mỗi lead rồi gửi bản tóm tắt.

Cả hai chạy trên máy chủ đám mây nên không phụ thuộc máy cá nhân có bật hay không.

Sản phẩm thực hành

Hệ thống thu và chấm lead cho chiến dịch

Một trang đích quảng cáo mang nhận diện SEONGON, có ô để khách để lại thông tin. Khách điền xong thì hệ thống lưu vào kho dữ liệu, tự gửi email cảm ơn, tự chấm khách đủ điều kiện theo quy tắc đã đặt, đo bốn bước khách đi qua trên trang, và gửi thông báo về Telegram kèm nút để người phụ trách loại khách không phù hợp.

Hệ thống có sẵn trang báo cáo riêng để gửi cấp trên: phễu chuyển đổi, chi phí mỗi lead, và nguồn quảng cáo nào mang về nhiều khách chất lượng nhất.

seongon-seo-aimax.seongon-linhchi.workers.dev

Đây là sản phẩm làm trong khóa học, chưa đưa vào vận hành cho chiến dịch thật.

Trang đích thu thông tin khách hàng — Trang đích — dùng đúng logo và màu thương hiệu SEONGON

Bảng điều khiển đo phễu chuyển đổi — Bảng điều khiển — đo khách rớt ở bước nào

Trang báo cáo gửi cấp trên — Bảng điều khiển — đo khách rớt ở bước nào

Hiệu quả đo được

So sánh cùng một đầu việc, trước và sau khi đổi cách làm.

Một bản báo cáo KPI SEO

3–5 giờ

1–2 giờ

Tiết kiệm 2–3 giờ mỗi lần. Phần rút ngắn nhiều nhất là tổng hợp số liệu, kiểm tra và viết nhận xét ban đầu.

Riêng khâu tổng hợp dữ liệu

1–2 giờ

30–45 phút

Đo trong quá trình học, cho riêng bước gom và đối chiếu số liệu.

Một đợt 20 brief thiết kế

5–10 giờ

Vài chục giây

15–30 phút mỗi brief khi làm tay. Hệ thống sinh cả 20 file trong một lần chạy.

Về sai sót: việc để AI tổng hợp và đối chiếu số từ dữ liệu gốc giúp giảm lỗi copy số thủ công và bỏ sót chỉ số. Số liệu vẫn được kiểm tra lại trước khi gửi khách hàng.

Chưa quy đổi được tổng số giờ mỗi tuần: số báo cáo mỗi tháng và số dự án quản lý đồng thời chưa được đếm chính xác, nên báo cáo này chỉ nêu mức tiết kiệm cho từng lần thực hiện.

Năng lực có thêm

Những đầu việc trước đây phải nhờ bộ phận chuyên môn hỗ trợ.

Trước đây

Dựng một trang web và đưa lên mạng
Kết nối các công cụ với nhau
Tạo luồng chạy tự động theo lịch
Xây kho dữ liệu để lưu và tra cứu

Hiện tại tự làm được

Dựng trang web và đưa lên mạng, có địa chỉ chạy thật
Nối Google Drive, Telegram, dịch vụ gửi email
Đặt lịch cho hệ thống tự chạy hằng ngày
Dựng kho dữ liệu và trang xem số liệu

Điểm thay đổi không phải là chuyển sang làm kỹ thuật, mà là có thể tự thử nghiệm và dựng bản chạy thử trước, rồi mới cần đến nguồn lực chuyên môn khi việc thật sự cần mở rộng.

Định dùng tiếp thế nào

Ba đầu việc tiếp theo có thể áp dụng cùng cách làm.

01 Tự động hóa báo cáo KPI SEO cho khách

Đưa quy trình tổng hợp KPI hằng tháng thành một luồng chạy định kỳ, thay vì làm tay từng dự án.

02 Theo dõi tiến độ content tự động

Gom trạng thái công việc từ nhiều file và nhóm về một chỗ, nhắc deadline tự động — đúng đầu việc đang tốn nhiều thời gian kiểm tra thủ công.

03 Mở rộng bộ sinh brief sang đầu việc khác

Dùng lại cách sinh tài liệu từ Excel cho các loại tài liệu có cấu trúc lặp lại khác trong dự án.

Đề xuất

Nếu phòng ban thấy phù hợp, có thể thử theo hướng nhân rộng dưới đây.

Rà lại các đầu việc lặp lại của phòng và chọn ra hai đến ba việc có cấu trúc rõ ràng, làm đi làm lại hằng tháng — đây là nhóm việc dễ chuyển thành luồng tự động nhất.
Chia sẻ lại cách làm cho đồng nghiệp qua một buổi hướng dẫn ngắn, kèm đúng những sản phẩm đã dựng trong báo cáo này để mọi người thấy được kết quả cụ thể thay vì nghe lý thuyết.
Dựng thử một luồng dùng chung cho cả phòng, ví dụ bản tổng hợp tiến độ dự án gửi định kỳ, rồi đo lại thời gian tiết kiệm được trước khi quyết định mở rộng.

Những việc đã thay đổi sau khóa học